QUẢN LÝ SẢN XUẤT LÀ GÌ? MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ YÊU CẦU CẦN CÓ

Quản lý sản xuất là một vị trí quan trọng trong, đảm bảo quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra một cách hiệu quả. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng Trường Doanh Nhân HBR tìm hiểu quản lý sản xuất là gì, mô tả công việc và yêu cầu cần có để trở thành một nhà quản lý sản xuất chuyên nghiệp. 

1. Quản lý sản xuất là gì?

Quản lý sản xuất là quá trình giám sát và điều hành các hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo sản phẩm/dịch vụ được sản xuất ra đạt chất lượng cao, hiệu quả về chi phí và thời gian, đồng thời đáp ứng nhu cầu của thị trường.

Quy trình này bao gồm việc lập kế hoạch sản xuất, quản lý nguồn lực, kiểm soát chất lượng, tối ưu hóa quy trình sản xuất, quản lý rủi ro, tối ưu hóa sản xuất theo chuỗi cung ứng.

Quản lý sản xuất nhằm mục đích tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên, đảm bảo chất lượng sản phẩm và tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

2. Nhân viên quản lý sản xuất là gì? Mô tả chi tiết công việc

Nhân viên quản lý sản xuất là người chịu trách nhiệm lập kế hoạch sản xuất, tổ chức, giám sát và điều phối các hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp. Họ đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra suôn sẻ, đáp ứng các yêu cầu về số lượng, chất lượng, an toàn, vệ sinh và thời gian. Đây là một mắt xích quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 

Vậy nhân viên sản xuất đảm nhận những công việc gì? Dưới đây là những công việc chính mà người quản lý sản xuất phụ trách:

1 - Lập kế hoạch sản xuất

• Cùng với bộ phận kinh doanh tiếp nhận, phân tích các đơn hàng: phân tích về  thời gian giao hàng, số lượng, đơn giá, chất lượng sản phẩm
• Xây dựng kế hoạch sản xuất dựa trên những phân tích trên nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng
• Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận trong quá trình sản xuất
• Lập kế hoạch về dự toán ngân sách, nhu cầu nguyên vật liệu, thiết bị và nhân công cho từng đơn hàng
• Lập kế hoạch bảo trì và bảo dưỡng trang thiết bị, máy móc của dây chuyền sản xuất 
• Đánh giá khối lượng công việc còn tồn đọng để lập kế hoạch sản xuất cho các đơn hàng mới

2 - Giám sát và kiểm tra hoạt động sản xuất

• Quản lý các đơn hàng và điều chỉnh kế hoạch sản xuất khi cần
• Giám sát chặt chẽ và đôn đốc quá trình làm việc của nhân viên ở các bộ phận 
• Xây dựng, điều chỉnh và bổ sung các hướng dẫn cũng như quy chế sản xuất 
• Chỉ đạo sản xuất, sắp xếp tăng ca, bố trí nhân sự phù hợp với từng nhiệm vụ
• Thường xuyên theo dõi và kiểm tra để phát hiện lỗi, đồng thời đảm bảo quá trình sản xuất tuân thủ các yêu cầu an toàn
• Xác định các thiết bị và máy móc mới cần thiết cho sản xuất
• Đặt mục tiêu về chất lượng cho đội ngũ sản xuất và giám sát, đánh giá liên tục 

3 - Quản lý máy móc, trang thiết bị và nguyên vật liệu sản xuất

• Xây dựng kế hoạch sửa chữa và bảo dưỡng các thiết bị máy móc phục vụ sản xuất
• Lập kế hoạch mua sắm thêm thiết bị, máy móc cần thiết để phục vụ nhu cầu sản xuất 
• Bàn giao các phương tiện kỹ thuật, hướng dẫn nhân viên sử dụng các thiết bị, máy móc sản xuất

4 - Tuyển dụng và đào tạo nhân sự cho bộ phận sản xuất

• Phối hợp với bộ phận nhân sự để tuyển dụng nhân viên phục vụ cho hoạt động sản xuất
• Kiểm tra năng lực nghề nghiệp của nhân viên, tổ chức các buổi bồi dưỡng chuyên môn và nâng cao tay nghề cho nhân viên
• Xây dựng kế hoạch đánh giá năng lực và đào tạo nhân viên mới
• Theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên sản xuất, từ đó đề xuất với cấp trên các chế độ thưởng phạt phù hợp để tạo động lực cho nhân viên

3. Quy trình quản lý sản xuất trong doanh nghiệp

Vậy làm thế nào để xây dựng hệ thống quản lý sản xuất hiệu quả trong doanh nghiệp? Dưới đây là 8 bước xây dựng quy trình quản lý sản xuất cơ bản mà doanh nghiệp có thể tham khảo. 

3.1. Dự đoán nhu cầu sản xuất sản phẩm 

Đầu tiên, doanh nghiệp cần dự báo chính xác nhu cầu sản xuất sản phẩm. Để làm được điều này, nhà quản lý cần tiến hành nghiên cứu thị trường để đánh giá nhu cầu, xu hướng, cơ hội và thách thức của thị trường. Đồng thời, đánh giá năng lực sản xuất hiện tại của doanh nghiệp. Từ đó, xây dựng kế hoạch tổ chức sản xuất phù hợp với nhu cầu thị trường và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.

3.2. Lập kế hoạch về các nguồn lực sản xuất

Lập kế hoạch các nguồn lực nhằm đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra suôn sẻ với chi phí thấp nhất. Kế hoạch nguồn lực là kế hoạch trung hạn về khối lượng sản phẩm sản xuất, tương ứng với nhu cầu về nguyên vật liệu và nhân công.

Trong đó, việc lập kế hoạch về nguyên vật liệu là rất quan trọng. Để lập kế hoạch nguyên vật liệu chính xác, nhà quản lý cần:

• Xây dựng định mức nguyên vật liệu cần thiết, tương ứng với nhu cầu sản xuất 
• So sánh số lượng nguyên liệu cần thiết với số lượng có sẵn 
• Tính toán số lượng nguyên vật liệu còn thiếu để bổ sung thêm

3.3. Lập kế hoạch tổ chức sản xuất

Tiếp theo, nhà quản lý cần xây dựng một kế hoạch sản xuất chi tiết và tổ chức thực hiện một cách bài bản: 

• Xây dựng quy trình sản xuất bài bản với các công đoạn cụ thể 
• Xây dựng lịch trình sản xuất rõ ràng, quy định tiến độ thực hiện
• Điều phối công việc, phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân trong bộ phận sản xuất
• Hướng dẫn nhân viên về kỹ thuật, máy móc sản xuất

3.4. Theo dõi và quản lý việc thiết kế sản phẩm, quy trình công nghệ

Việc thiết kế và đưa sản phẩm mới ra thị trường một cách nhanh chóng là yêu cầu hàng đầu đối với bộ phận quản lý sản xuất. Thiết kế sản phẩm phải đáp ứng được yêu cầu của thị trường và phải phù hợp với năng lực sản xuất của doanh nghiệp.

Nhà quản lý sản xuất cần hiểu rõ những yếu tố sau khi giám sát quá trình thiết kế sản phẩm:

• Mỗi loại sản phẩm yêu cầu một phương pháp và quy trình sản xuất đặc thù. Vì vậy, cần xác định các yếu tố như máy móc, thiết bị, kỹ thuật, trình tự các công đoạn sản xuất để đảm bảo sản phẩm đạt chất lượng tốt nhất
• Nghiên cứu thiết kế sản phẩm và quy trình công nghệ một cách có hệ thống
• Xây dựng mối quan hệ với các tổ chức nghiên cứu bên ngoài để có cơ hội áp dụng các kết quả nghiên cứu của họ

3.5. Theo dõi, kiểm tra từng bước trong quy trình sản xuất

Nhà quản lý cần giám sát chặt chẽ từng công đoạn của quy trình sản xuất để có cái nhìn tổng quát về toàn bộ hệ thống sản xuất. Điều này cho phép nhà quản lý phân bổ nguồn lực và điều phối công việc một cách nhịp nhàng. Đồng thời, nhận diện và giải quyết kịp thời các vấn đề có thể phát sinh để đảm bảo sản xuất diễn ra suôn sẻ. 

Trong đó, nhà quản lý cần chú ý kiểm soát chất lượng sản phẩm và số lượng hàng tồn kho. Hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng chi phí lớn, vì vậy nếu dự trữ không hợp lý có thể dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn, gây trì trệ cho hoạt động sản xuất.

3.6. Quản lý chất lượng sản phẩm 

Quản lý chất lượng sản phẩm là một khâu quan trọng nhằm đảm bảo sản phẩm đáp ứng đủ các yêu cầu và tiêu chí về chất lượng. Quản lý chất lượng sản phẩm bao gồm các nhiệm vụ sau:

• Thiết lập các tiêu chuẩn về chất lượng sản phẩm, xây dựng quy trình kiểm tra nghiêm ngặt
• Theo dõi quá trình sản xuất để đảm bảo sản phẩm đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn này
• Kiểm tra kỹ chất lượng sản phẩm trước khi xuất xưởng để đưa ra thị trường

3.7. Quản lý giá thành sản phẩm

Để duy trì tính cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu thị trường, việc định giá sản phẩm cần dựa vào nhiều yếu tố như chi phí nguyên vật liệu, máy móc, thuê nhân công, giá sản phẩm của đối thủ…Trước khi đưa sản phẩm ra thị trường, nhà quản lý sản xuất cần nghiên cứu kỹ lưỡng các yếu tố trên để xác định giá thành hợp lý.

3.8. Quản lý hậu sản xuất

Sau khi hoàn tất đơn đặt hàng, nhà quản lý vẫn cần theo dõi và xử lý phản hồi của khách hàng về sản phẩm. Xử lý phản hồi và đáp ứng yêu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp và nâng cao vị thế của doanh nghiệp trên thị trường.

4. Một số cách quản lý sản xuất hiệu quả

Dưới đây là 3 phương pháp giúp quản lý sản xuất hiệu quả mà doanh nghiệp không nên bỏ qua. 

4.1. Tổ chức sản xuất dây chuyền

Tổ chức dây chuyền là quá trình sắp xếp các hoạt động và thiết bị trong một dây chuyền sản xuất để tăng cường năng suất và tối ưu hiệu quả. 

Trong tổ chức sản xuất dây chuyền, tính liên tục là một đặc điểm cốt lõi. Để đảm bảo tính liên tục, quy trình sản xuất cần được chia thành các bước nhỏ và sắp xếp theo một trình tự hợp lý. Mọi bước trong quá trình sản xuất cần được thực hiện một cách liền mạch và hiệu quả, từ việc tiếp nhận nguyên liệu đầu vào cho đến khi xuất hàng.

Mỗi bộ phận sẽ chuyên trách một bước cụ thể, đồng thời được trang bị máy móc, thiết bị chuyên dụng để đảm bảo hoạt động trơn tru và hiệu quả. 

4.2. Tổ chức sản xuất theo nhóm

Phương pháp sản xuất theo nhóm tập trung vào việc tổng hợp các chi tiết có đặc điểm tương đồng để xử lý chúng cùng một lúc. Qua đó, giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc thiết kế quy trình sản xuất.

Các chi tiết thuộc cùng một nhóm được gia công cùng lúc, vì vậy máy móc chỉ cần được điều chỉnh một lần để đáp ứng yêu cầu sản xuất của nhóm đó. Từ đó, giúp cải thiện hiệu suất sản xuất và tăng cường sự linh hoạt trong quá trình gia công.

4.3. Tổ chức sản xuất đơn lẻ 

Đây là loại hình sản xuất mà mỗi sản phẩm được chế tạo riêng lẻ từ đầu đến cuối. Loại hình này nhằm phục vụ nhu cầu sản xuất đặc biệt theo từng đơn đặt hàng cụ thể. 

Các đặc điểm chính của phương pháp sản xuất đơn chiếc bao gồm:

• Số lượng sản phẩm sản xuất rất ít, chỉ từ một đến vài chục chiếc
• Các loại sản phẩm rất đa dạng, các sản phẩm không lặp lại hoặc lặp lại không theo chu kỳ.
• Quy trình sản xuất có thể được điều chỉnh linh hoạt để đáp ứng yêu cầu của từng sản phẩm cụ thể
• Do được bố trí linh hoạt nên có thể dễ dàng di chuyển máy móc, thiết bị để phù hợp với từng loại sản phẩm

5. Những yếu tố để trở thành nhân viên quản lý sản xuất chuyên nghiệp

Quản lý sản xuất là một mắt xích quan trọng chuỗi cung ứng, vì vậy đòi hỏi nhân viên phải trang bị cho mình những kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm nhất định. Cụ thể, vị trí này thường yêu cầu đáp ứng một số yếu tố sau:

1 - Nắm rõ các tiêu chuẩn sản xuất: Dù làm việc trong bất kỳ ngành nào, nhân viên quản lý sản xuất cũng cần phải hiểu rõ và nắm vững các tiêu chuẩn sản xuất nhằm tạo ra sản phẩm theo đúng yêu cầu

2 - Khả năng chịu được áp lực lớn: Trong quá trình làm việc, nhân viên quản lý sản xuất phải đối mặt với nhiều áp lực lớn, ví dụ như áp lực về tiến độ sản xuất, áp lực về chất lượng sản phẩm…Vì vậy, họ cần có khả năng chịu được áp lực để xử lý hiệu quả các tình huống căng thẳng

3 - Kỹ năng lập kế hoạch: Người quản lý cần hiểu rõ các yêu cầu, chỉ tiêu sản xuất và năng lực sản xuất của doanh nghiệp để lập kế hoạch sản xuất hợp lý. Đồng thời tổ chức sản xuất một cách khoa học và hiệu quả

4 - Kỹ năng lãnh đạo, quản lý: Là người chịu trách nhiệm về toàn bộ quy trình sản xuất, người quản lý phải có kỹ năng lãnh đạo xuất sắc để điều phối các hoạt động sản xuất một cách hiệu quả. Trong đó bao gồm kỹ năng quản lý các nguồn lực, đào tạo nhân viên và giải quyết vấn đề xuất sắc

5 - Có trách nhiệm cao: Nhiệm vụ của nhà quản lý là quản lý toàn bộ quy trình sản xuất, bao gồm lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, giám sát sản xuất. Vì vậy, họ phải là người có tinh thần trách nhiệm cao để đảm bảo quá trình sản xuất luôn đảm bảo tiến độ và yêu cầu về chất lượng

6 - Thành thạo công nghệ kỹ thuật: Nhân viên quản lý sản xuất phải áp dụng các kỹ năng về công nghệ kỹ thuật để đánh giá và nâng cao hiệu quả của quy trình sản xuất. Vì vậy, việc sử dụng thành thạo các thiết bị, công nghệ sản xuất và thích nghi nhanh với các công nghệ mới là vô cùng cần thiết 

Như vậy, bài viết đã chỉ ra khái niệm quản lý sản xuất là gì, mô tả công việc và những yêu cầu cần có đối với vị trí quản lý sản xuất. Đồng thời, gợi ý các bước xây dựng quy trình quản lý sản xuất hiệu quả trong doanh nghiệp. Trường Doanh Nhân HBR hy vọng rằng, những chia sẻ trong bài viết sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình quản lý sản xuất hiệu quả để nâng cao năng lực cạnh tranh của mình.